Seperti halnya format file yang lain, Excel juga memiliki fasilitas untuk memproteksi file, kita bisa memberi password pada file Excel, sehingga setiap kali seseorang membuka atau mengubah isi file harus mengisi password yang sudah kita tentukan. Namun proteksi file Excel lebih lengkap dan detail, kita bisa membatasi pengguna lain untuk tidak bisa mengubah isi dari Sheet tertentu, atau bahkan area tertentu dalam sheet. Atau bahkan kita bisa membatasi pengguna untuk tidak mengubah ukuran atau size dan windows/jendela file Excel ini.
Protection Excel
Proteksi bisa untuk mencegah user mengubah format cell, atau mengubah objek (chart, textbox, dll) yang ada dalam file Excel. Menu Protection pada Excel dapat kita temukan pada menu Tools - Protection. Seperti yang ditunjukkan gambar dibawah ini.
Dari menu diatas pilih Protect Sheet, dan akan muncul menu seperti dibawah. Isikan password untuk membatasi pengguna lain mengakses pilihan ini, dan pada list "Allow all users of this worksheet to:" pilih yang mana saja yang diperbolehkan dilakukan pada sheet ini. Secara default sudah dipilih list "Select Locked Cells", dan "Select Unlocked Cells", yang artinya user hanya diperbolehkan memilih cell tapi tidak bisa mengedit/modify isi dari cell atau sheet yang bersangkutan.
Pilihan lain adalah memproteksi Workbook, kita bisa menambahkan pilihan Password untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan oleh pengguna lain. Proteksi ini terdiri atas 2 pilihan, yaitu Protect "Structure" yang memproteksi pengguna lain untuk mengubah struktur file, seperti misalnya mengubah nama Sheet, mengubah urutan Sheet, sedangkan isi dari masing-masing sheet bisa diubah. Untuk pilihan "Windows", maka pengguna file tidak diperbolehkan mengubah ukuran Windows/Jendela dari file Excel ini. Sedangkan isi dari file masih bisa diubah.
Untuk mengembalikan atau menghilangkan proteksi ini, klik lagi menu Tools - Protection, dan pilih Unprotect Sheet atau Unprotect Workbook, dan akan diminta mengisi password (bila ada).
Password to Open / Modify
Nah pilihan diatas adalah membatasi semua pengguna file dalam hal mengubah isi dari sebuah file Excel, tapi bila kita membatasi pengguna untuk membuka atau mengedit file secara keseluruhan gunakan pilihan dibawah ini. Dari menu Tools - Option, akan muncul menu seperti dibawah ini, dan pilih Tab "Security", isi "Password to open:", sehingga setiap kali file ini dibuka, pengguna diharuskan mengisi password sesuai dengan yang kita isi dikolom ini. Demikian juga untuk pilihan "Password to modify:" isi untuk membatasi pengguna dalam mengubah isi dari file Excel ini.
Apa perbedaan Protection dan Password to Open/Modify diatas? Tentunya dengan pilihan protection kita bisa memilih perintah apa yang dilarang dalam mengedit sebuah cell atau sheet, tapi pengguna masih bisa membuka dan melihat isi dari file. Sedangkan untuk pilihan Password to Open/Modify pengguna harus memasukkan password untuk bisa membuka file.
